Briefe schreiben

Geschäftsbriefe auf Ihrem eigenen Briefbogen, millimetergenau nach DIN 5008 — als druckfertiges PDF oder als Word-Datei zum Weiterbearbeiten.

Der Bereich hat drei Teile, oben umschaltbar:

Einen Brief erstellen

1. Empfänger und Auftrag

   Tragen Sie die Anschrift ein (eine Zeile je Zeile) und beschreiben Sie den Auftrag in eigenen Worten — Stichpunkte genügen. Sie können den Auftrag auch diktieren.

2. Entwurf erstellen lassen

   Priki formuliert Betreff, Anrede, Text und Grußformel. Jedes Feld bleibt einzeln änderbar.

3. Prüfen und anpassen

   Lesen Sie den Entwurf. Platzhalter in eckigen Klammern füllen Sie selbst — Priki erfindet keine Aktenzeichen oder Fristen.

4. Vorschau und Download

   „Vorschau" zeigt den fertigen Brief auf Ihrem Bogen. Dann als PDF (druckfertig) oder Word (weiterbearbeiten) herunterladen.

Aus einem Gespräch heraus

Haben Sie einen Sachverhalt schon im Chat besprochen, klicken Sie unter der Antwort auf das Brief-Symbol. Priki macht daraus einen Entwurf — Sie müssen den Fall nicht noch einmal schildern. Unter der Nachricht bleibt ein Hinweis, der zum Entwurf führt.

Als E-Mail öffnen — und warum manchmal die Weboberfläche kommt

Bitten Sie Priki im Chat um eine Mail („Schreibe eine Mail an …") oder tippen Sie /brief, liefert Priki den Entwurf als Karte mit ein bis zwei Varianten. Erst wenn Sie „Gelesen & übernehmen" klicken, erscheinen die Knöpfe — Priki macht nur Vorschläge und versendet nichts.

„Es öffnet immer nur outlook.com im Browser"

Das liegt nicht an Priki, sondern daran, welches Programm Ihr Rechner für mailto-Links vorgemerkt hat. Unter Windows 11 gibt es zwei „Outlooks", und das ist die häufigste Verwechslung:

Solange als Standard das neue Outlook oder die Mail-App eingetragen ist, öffnet sich die Weboberfläche — auch wenn in der Liste „Outlook" steht.

So öffnet der Knopf das Desktop-Programm:

1. Ein Desktop-Mailprogramm haben

   Nur das klassische Outlook aus Microsoft 365 / Office — oder ein anderes Desktop-Programm wie Thunderbird — kann ein Schreibfenster öffnen. Ist keins installiert, gibt es nichts zu öffnen.

2. Als Standard für „mailto" setzen

   Windows: Einstellungen → Apps → Standard-Apps, nach MAILTO suchen und das klassische Outlook (bzw. Thunderbird) wählen. macOS: Mail → Einstellungen → Allgemein → Standard-E-Mail-Programm.

3. Nicht das Web-Outlook erwischen

   In der Liste stehen oft mehrere Einträge „Outlook". Der richtige zeigt auf das Desktop-Programm, nicht auf eine Web-Adresse.

Entwürfe

Ein Schriftsatz entsteht selten in einem Zug. Speichern Sie ihn über „Als Entwurf speichern" und schreiben später weiter — mit allen Feldern so, wie Sie ihn verlassen haben. Entwürfe sieht nur, wer sie geschrieben hat.

Den Briefkopf einrichten

Unter Einstellungen hinterlegen Sie einmalig Ihren Briefkopf: Name, Logo, Kontaktangaben, Fußzeile, Schriftart und die DIN-Form. Dazu Vorgaben wie Ort und Grußformel, die jeden neuen Brief vorbelegen. Das dürfen Inhaberin oder Administratoren einrichten.

Diktieren — zwei Knöpfe, die Verschiedenes tun

Wenn Sie eine Formulierung bewusst gewählt haben, nehmen Sie den wörtlichen Knopf.

Serienbrief

Denselben Brief an viele Empfänger — mit Namen, Anschrift und Aktenzeichen aus einer Tabelle.

1. Empfängerliste anlegen

Unter Briefe → Empfängerlisten laden Sie eine CSV- oder Excel-Datei hoch. Die erste Zeile ist die Überschriftenzeile — aus „Anrede", „Nachname", „Ort" werden die Platzhalter.

Um die üblichen Stolpersteine kümmert sich Priki und sagt Ihnen, was es angenommen hat: Semikolon statt Komma (so speichert deutsches Excel), Umlaute aus Windows-Dateien, Kommas in Firmennamen, führende Nullen in Postleitzahlen, leere Zeilen am Ende.

2. Platzhalter schreiben

Im Briefeditor unten wählen Sie die Liste. Schreiben Sie dann {{Nachname}} oder {{Ort}} in Anschrift, Betreff, Anrede oder Text.

{{Briefanrede}} ist der wichtigste. Er steht in keiner Spalte, sondern wird gebildet:

Das r in „geehrter" ist der Fehler, an dem man einen maschinellen Serienbrief erkennt. Aus einem Vornamen schließt Priki nicht auf das Geschlecht — bei „Kim" oder „Andrea" wäre das geraten, und dann lieber die neutrale Form.

3. Prüfen, bevor gedruckt wird

Vor dem Lauf sehen Sie:

• welche Platzhalter greifen — und welche zu keiner Spalte passen. Letztere wären in jedem Brief falsch; der Knopf bleibt so lange gesperrt.
• wie viele Empfänger eine leere Zelle haben („Titel fehlt bei 2 von 3 Empfängern"). Das sperrt nicht — ob es hinnehmbar ist, entscheiden Sie.
• eine Vorschau je Empfänger, durchblätterbar.

4. Erzeugen

„N Briefe erzeugen" macht jeden Brief einzeln als PDF und lädt am Ende ein ZIP-Archiv herunter (01 Müller.pdf, 02 Groß.pdf …). Der Fortschritt läuft mit, Sie können abbrechen — die fertigen Briefe sind dann im Archiv. Was nicht ging, steht danach mit Nummer, Empfänger und Grund da; nach der Korrektur starten Sie den Lauf erneut.